Jaaraangifte doen als zzp’er: een complete checklist

De jaaraangifte doen kan best een overweldigende klus zijn, en dat geldt al helemaal wanneer je een eigen onderneming runt. Gelukkig kom je met een goede voorbereiding een heel eind. In dit artikel vind je daarom een overzichtelijke checklist die je stap voor stap helpt bij het voorbereiden van je jaaraangifte als zzp’er.

Hoe werkt de jaaraangifte als zzp’er?

Als zzp’er (zelfstandige zonder personeel) werkt je aangifte inkomstenbelasting net wat anders dan wanneer je in loondienst bent. Je moet namelijk alle zakelijke inkomsten en uitgaven apart opgeven en kunt profiteren van specifieke aftrekposten zoals de mkb-winstvrijstelling en de zelfstandigenaftrek. Aan het eind van het belastingjaar geef je alle inkomsten en uitgaven van je onderneming door aan de Belastingdienst.

De deadline voor het indienen van je aangifte is meestal 1 mei. Heb je meer tijd nodig? Dan kun je uitstel aanvragen tot 1 september. De Belastingdienst vult al veel gegevens vooraf voor je in, maar het is belangrijk om deze goed te controleren en waar nodig aan te vullen. Gebruik een uitgebreide checklist om zeker te zijn dat je jaaraangifte als zzp’er correct en compleet is. Heb je te maken met complexe fiscale zaken of besteed je liever niet te veel tijd aan je aangifte? Dan is het verstandig om een belastingadviseur in te schakelen. Zo zorg je ervoor dat je geen voordelen misloopt en alles correct wordt ingediend.

Checklist jaaraangifte zzp’er

Ben je ondernemer voor de Belastingdienst? Gebruik dan de onderstaande checklist om jezelf als zzp’er zo goed mogelijk op de jaaraangifte voor te bereiden:

1. Algemene gegevens 

Zorg ervoor dat je de volgende documenten en gegevens bij de hand hebt wanneer je start met je aangifte:

• Aangiftebrief: Dit is de brief die je van de Belastingdienst ontvangt waarin staat dat het tijd is om aangifte te doen.
• Burgerservicenummer (BSN): Zowel van jezelf als van je fiscaal partner indien van toepassing.
• Volledige kopie van de vorige aangifte: Als je jaaraangifte over 2023 door iemand anders is ingevuld, heb je een volledige kopie daarvan nodig.
• Telefoonnummer en e-mailadres: Je (zakelijke) contactgegevens voor het geval de Belastingdienst of je belastingadviseur vragen heeft.
• Voorlopige aanslagen over 2024: Zorg ervoor dat je de voorlopige aanslagen voor zowel de inkomstenbelasting als de Zorgverzekeringswet hebt klaarliggen.

Met deze gegevens bij de hand kun je soepel starten met je aangifte en voorkom je dat je tijdens het invullen steeds documenten moet opzoeken.

2. Inkomensgegevens

Verzamel alle informatie over je inkomsten en financiële positie in het afgelopen jaar. Dit geeft je een duidelijk beeld van je winst en vormt de basis voor je aangifte. Dit zijn de gegevens die je nodig hebt: 

• Facturen en betalingen: Verzamel alle verzonden facturen en ontvangen betalingen van het afgelopen jaar.
• Loon, uitkeringen of pensioenen: Zorg voor jaaropgaven over 2024 indien van toepassing.
• Winst- en verliesrekening: Breng je inkomsten en uitgaven in kaart om je winst te berekenen.
• Balans per 31 december 2024: Maak een overzicht van je activa en passiva.
• Investeringslijst: Noteer investeringen boven € 450 (duurzame productiemiddelen).
• Persoonlijke transacties: Vraag een jaaroverzicht op van je privérekening via je bank-app. 
• Betaalde vergoedingen aan een meewerkende partner: Noteer eventuele betalingen die je aan een meewerkende partner hebt uitgekeerd.

Door je inkomensgegevens zorgvuldig te documenteren, voorkom je fouten en kun je je winst-en-verliesrekening nauwkeurig opstellen.

3. Zakelijke kosten

Kosten die je maakt voor je onderneming zijn vaak aftrekbaar. Verzamel daarom een overzicht van je zakelijke uitgaven:

• Algemene kosten: Hierbij gaat het om kosten voor zaken zoals zakelijke telefoon, internet, kantoorartikelen, software en abonnementen.
• Reiskosten: Reiskosten zijn aftrekbaar tegen een tarief van € 0,23 per kilometer als je een privéauto zakelijk gebruikt. Houd een gedetailleerde administratie bij om bijtelling of vrijstelling te kunnen aantonen.
• Overige kosten: Denk aan kosten voor marketing, opleidingen en verzekeringen die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering.
• Lijfrentepremies: Je kunt betaalde lijfrentepremies aftrekken tot een bepaald maximum.
• Factor A: Dit is de aangroei van je pensioenrechten in een jaar. Zorg ervoor dat je hierover de juiste gegevens hebt om de fiscaal aftrekbare ruimte te berekenen.

Houd je kosten goed bij, zodat je geen aftrekposten over het hoofd ziet en je belastbare winst zo laag mogelijk blijft. In dit handige overzicht bekijk je welke zakelijke kosten je mag aftrekken.

4. Aftrekposten

Als zzp’er kun je profiteren van diverse aftrekposten die je belastingdruk kunnen verlagen. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste aftrekposten en waar je op moet letten:

• Zelfstandigenaftrek: Deze aftrekpost is beschikbaar als je voldoet aan het urencriterium van minimaal 1225 uur per jaar die je aan je onderneming besteedt. 
• Startersaftrek: Als je in de afgelopen vijf jaar minimaal één jaar geen ondernemer was voor de inkomstenbelasting, kun je deze extra aftrek toepassen naast de zelfstandigenaftrek.
• Mkb-winstvrijstelling: Deze vrijstelling betreft 14% van je winst na aftrek van bovenstaande posten.
• Oudedagsreserve (FOR): Deze regeling, die sinds 2023 wordt uitgefaseerd, laat toe een deel van je winst te reserveren voor je toekomstig pensioen.

Door slim gebruik te maken van deze aftrekposten, kun je flink besparen. Zorg wel dat je alles goed kunt onderbouwen met je administratie.

5. Btw en overige verplichtingen

Naast de inkomstenbelasting moet je als ondernemer ook je btw-verplichtingen meenemen in je jaaraangifte:

• Btw-aangiftes: Zorg ervoor dat je alle btw-aangiftes van 2024 tot je beschikking hebt.
• Correctie privégebruik voor btw: Indien je btw hebt afgetrokken voor bijvoorbeeld autokosten of andere zakelijke uitgaven, moet je een correctie doen voor het privégebruik. Dit geldt voor auto’s, goederen en diensten die zowel zakelijk als privé worden gebruikt.

Een heldere btw-administratie voorkomt verrassingen achteraf en zorgt dat je voldoet aan alle fiscale verplichtingen.

6. Vermogen (Box 3)

Heb je spaargeld, beleggingen of schulden? Dan moet je deze opgeven in Box 3. Hier is een overzicht van de gegevens die je nodig hebt.

• Saldo spaar- en betaalrekeningen per 1 januari 2024 (ook van minderjarige kinderen).
• Waarde beleggingen, cryptovaluta en overige vermogensbestanddelen: Zorg voor een duidelijke waardepeiling van deze vermogenscomponenten op 1 januari 2024.
• Eventuele schulden die aftrekbaar zijn: Denk hierbij aan restschulden van de hypotheek (na verkoop woning) of andere persoonlijke schulden die in Box 3 kunnen worden opgevoerd als aftrekpost.

Door je vermogen goed in kaart te brengen voorkom je dat je te veel belasting betaalt of belangrijke aftrekposten mist.

7. Specifieke aftrekposten

Naast de standaard aftrekposten zijn er ook specifieke posten die voor jou van toepassing kunnen zijn. Denk aan zorgkosten of giften aan goede doelen:

• Zorgkosten: Alleen het niet-vergoede deel van de zorgkosten komt in aanmerking voor aftrek. Zorg voor een overzicht van deze kosten en de bijbehorende bonnetjes. Denk hierbij aan kosten voor medicijnen, hulpmiddelen en vervoer van zieke of invalide personen.
• Giften aan ANBI-instellingen: Alleen giften aan Algemeen Nut Beogende Instellingen (ANBI) zijn aftrekbaar. Zorg ervoor dat je bankafschriften of facturen kunt aantonen, want contante giften zijn niet aftrekbaar. Let ook op de drempelbedragen en maximumpercentages.

Specifieke aftrekposten kunnen een mooi extra belastingvoordeel opleveren. Zorg wel dat je bewijsstukken goed bewaart.

8. Eigen woning (indien van toepassing)

Heb je een eigen woning? Dan zijn er extra gegevens nodig voor je jaaraangifte:

• WOZ-beschikking 2024 (peildatum 1 januari 2023): Dit document ontvang je van de gemeente en bevat de waardebepaling van je woning.
• Betaalde hypotheekrente en hypotheekkosten: Zorg voor een overzicht of jaaropgave van de betaalde hypotheekrente en eventuele kosten die je hebt gemaakt bij het afsluiten of aanpassen van je hypotheek.
• Afschrift ontvangen depotrente: Dit is relevant als je een bouwdepot hebt. Houd een overzicht bij van de rente die je hebt ontvangen op het bouwdepot.
• Notaris- en makelaarskosten bij aankoop/verkoop woning: Verzamel alle bonnen en facturen van de notaris- en makelaarskosten die je hebt gemaakt bij de aankoop of verkoop van je woning.
• Verkoopprijs en afgeloste hypotheekschuld (bij verkoop woning): Noteer de verkoopprijs van je woning en het bedrag van de afgeloste hypotheekschuld op het moment van de verkoop.

Hoewel het zeker mogelijk is om je jaaraangifte zelf te doen, kan het slim zijn om een boekhouder of accountant in de arm te nemen. Zij kunnen je helpen met de ingewikkelde fiscale zaken en zorgen ervoor dat je niets mist. Zo ben je zo snel mogelijk van die jaarlijkse belastingstress af en kun je je focus weer volledig op je onderneming richten. Toch liever zelf aan de slag? Gebruik dan de bovenstaande checklist jaaraangifte voor zzp’ers om goed voorbereid aan de slag te gaan. Veel succes!